Quản lý kế toán là một vấn đề hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy vậy không ít người mới khởi nghiệp lại coi nhẹ vấn đề này. Sai lầm trong quản lý kế toán có thể gây hậu quả nghiêm trọng về tài chính trong doanh nghiệp. Bài viết xin chia sẻ một số sai lầm quản lý kế toán người mới khởi nghiệp dễ mắc phải.
Sử dụng tài chính doanh nghiệp vào mục đích cá nhân
Một trong những sai lầm của những người mới khởi nghiệp là lẫn lộn giữa tài chính công ty và tài chính cá nhân. Việc không phân biệt rõ ràng sẽ dẫn đến việc sử dụng tiền của công ty vào mục đích cá nhân và có thể những khoản chi vào mục đích cá nhân này sẽ không được ghi nhận khi giải trình với cơ quan thuế. Ngoài ra, khi sử dụng tiền của công ty cho hoạt động cá nhân sẽ ảnh hưởng tới vấn đề vốn của doanh nghiệp.
Vì thế phân định rõ các khoản tiền sử dụng cho công việc kinh doanh và mục đích cá nhân vào 2 tài khoản riêng biệt là rất cần thiết. Việc này sẽ giúp chủ doanh nghiệp tính toán và hạch toán độc lập các khoản thu chi. Từ đó xác định chính xác được kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chậm trễ theo dõi sổ sách quản lý kế toán
Theo dõi sổ sách là một phần quan trọng của công tác kế toán. Việc này cần được thực hiện kịp thời và chính xác. Tuy nhiên với nhiều doanh nghiệp ghi chép sổ sách không được chú tâm ngay từ đầu. Chỉ đến khi nộp các báo cáo cho cơ quan thuế, hoặc cần các số liệu để gửi cho ngân hàng nhằm vay vốn bạn mới phát hiện ra sổ sách của mình vẫn còn trống trơn. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng tới các kế hoạch tài chính và sử dụng vốn trong dài hạn. Theo thời gian, việc ghi chép sổ sách không thường xuyên có thể dẫn đến các sai lầm về kế toán.
Do đó, việc cập nhật số liệu kế toán nên thường xuyên hàng tuần. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, quản lý dễ dàng sổ sách. Và từ đó, các chủ doanh nghiệp có đầy đủ thông tin khi ra các quyết định kinh doanh mới.
Mua hàng không lấy hóa đơn
Hóa đơn là bằng chứng quan trọng cho các con số trên sổ sách của doanh nghiệp. Đó cũng là bằng chứng để chứng minh bạn đã mua hàng hóa, vật dụng. Các chứng từ này cũng để giải trình với cơ quan thuế khi bị kiểm tra. Do đó, bất kể các hoá đơn điện tử hay hoá đơn giấy, chúng đều cần được lưu lại.
Sử dụng người không có chuyên môn kế toán để làm kế toán
Khi bắt đầu khởi nghiệp, người chủ có rất nhiều vấn đề cần quan tâm và giải quyết. Họ ưu tiên nguồn lực để làm sao bán được hàng, phát triển quy mô, phát triển sản phẩm,… Tuy nhiên, họ lại coi nhẹ vấn đề quản lý kế toán dẫn đến việc vị trí kế toán thường được giao cho một thành viên trong gia đình hoặc một nhân viên không có nghiệp vụ về kế toán đảm nhiệm, thậm chí người chủ tự làm kế toán. Việc này có thể tiết kiệm một chút chi phí hoạt động cho doanh nghiệp. Tuy nhiên sau đó sẽ mang lại những hậu quả khó lường.
Khi nhân sự được thuê không có chuyên môn kế toán thì những vấn đề về nghiệp vụ như phân loại chi phí, ghi nhận sổ sách, hạch toán kê khai thuế,…. đối với họ là điều bất khả thi. Điều này sẽ dẫn đến những sai sót trong quản lý kế toán và khiến cho doanh nghiệp bị phạt. Đồng thời sẽ mất một khoản chi phí để sửa chữa báo cáo bị sai.
Một nhân sự kế toán chuyên nghiệp có thể giúp đỡ bạn tránh được những sai sót này. Một lựa khác là sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói. Sửu dụng dịch vụ kế toán sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí. Đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng sổ sách kế toán.
Không xem trọng các báo cáo trong kế toán
Các báo cáo cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều chủ doanh nghiệp không quan tâm hết những số liệu này. Người chủ doanh nghiệp không nắm bắt được tổng thể hoạt động của doanh nghiệp. Họ sẽ không kiểm soát được chi phí, dòng tiền, hiệu quả kinh doanh,…
Vì thế xem xét một cách tỉ mỉ và chính xác các báo cáo kế toán là rất cần thiết. Những con số này sẽ giúp ích rất đắc lực cho chủ doanh nghiệp trong quá trình đưa ra các quyết định kinh doanh.
Chậm áp dụng công nghệ vào quản lý kế toán
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là vấn đề nóng hổi và quản lý kế toán cũng không nằm ngoài xu thế đấy. Việc áp dụng công nghệ vào việc quản lý kế toán như sử dụng phần mềm kế toán, chữ ký số, hóa đơn điện tử đã được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến. Các cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng cũng ưu tiên hồ sơ điện tử, giao dịch điện tử với doanh nghiệp.
Việc áp dụng công nghệ vào quản lý kế toán mất một khoản chi phí định kỳ không nhỏ. Đây là một vấn đề đối với những người mới khởi nghiệp khi nguồn vốn còn hạn chế. Vì vậy nhiều doanh nghiệp còn chậm áp dụng công nghệ vào công tác quản lý kế toán. Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ vào quản lý kế toán là xu hướng tất yếu. Các doanh nghiệp nên đầu tư để đưa công nghệ vào quản lý. Về lâu dài hệ thống công nghệ sẽ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp.
Tự làm mọi việc, không tìm đến sự giúp đỡ khi quản lý kế toán
Người chủ doanh nghiệp có thể là chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh của mình nhưng không có nghĩa họ cũng thành thạo trong việc quản lý kế toán. Do đó người chủ nên thuê một người quản lý chuyên nghiệp. Ngoài ra cũng có thể tìm đến sự tư vấn của chuyên gia. Điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp tập trung vào thế mạnh của mình giúp cho công ty tăng trưởng.
