Khi lập và xuất hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) có thể xảy ra sai sót. Tùy thuộc vào sai sót ở thời điểm nào mà có những cách xử lý khác nhau. Sau đây là cách xử lý hóa đơn lập sai theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC
Theo điều 20, TT39/2014/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn lập sai được chia ra làm các trường hợp:
Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Sau đây xin tổng hợp lại cách xử lý hóa đơn GTGT lập sai trong các trường hợp cụ thể
| TT | Trường hợp | Cách xử lý |
| 1 | Lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua | |
| 1.1 | Khi lập hóa đơn mà phát hiện ra sai sót tiêu thức hóa đơn như: Sai mã số thuế, sai số tiền, sai địa chỉ …nhưng chưa xé hóa đơn ra khỏi quyển | – Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn lập sai (không xé ra) – Lập hóa đơn mới đúng |
| 1.2 | Khi lập hóa đơn mà phát hiện ra sai sót tiêu thức hóa đơn như: Sai mã số thuế, sai số tiền, sai địa chỉ …mà đã xé hóa đơn ra khỏi quyển | – Gạch chéo các liên của hóa đơn lập sai – Kẹp hóa đơn vào vị trí cũ (để giải trình sau này). – Lập hóa đơn mới. |
| 2 | Lập hóa đơn đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế | – Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai – Lập hóa đơn mới (dùng hóa đơn mới để kê khai) – Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai. |
| 3 | Lập hóa đơn đã giao cho người mua và đã kê khai thuế | |
| 3.1 | Khi lập hóa đơn số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán | – Lập biên bản xác nhận sai sót – Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót: Đây là những sai sót về giá trị có thể ghi sai cao hơn hoặc thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của các bên – lập hóa đơn điều chỉnh: lập hóa đơn điều chỉnh tang hoặc điều chỉnh giảm (ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn) |
| 3.2 | Khi lập hóa đơn viết sai ngày tháng, tên hàng hóa, DVT, mã số thuế, số tiền bằng chữ | – Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn – Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót
|
